Le processus de rotation des locataires, un aspect routinier des opérations quotidiennes de toute résidence multifamiliale, est chronophage et mouvementé. Pour Daniel Petersen, coordinateur sécurité incendie et des personnes et responsable des systèmes de contrôle d'accès pour les résidences RedPeak, le processus de déménagement en particulier pose des risques de sécurité.

Gérer les rotations rapidement et en toute sécurité

Imaginez ceci : une agente de location débordée chez RedPeak, qui voit la moitié de ses logements changer de locataires chaque année, a tout intérêt à donner l'accès à son nouveau résident, qui souhaite emménager dans son nouveau logement. Mais qu'en est-il du résident qui vient de déménager ? Révoquer son accès peut être facilement oublié dans le tumulte d'une rotation.

« Nous avons maintenant un résident qui a accès à un logement qu'il ne paie plus, ce qui représente un risque de sécurité majeur », fait remarquer Petersen. « Pouvoir automatiser ces actions autant que possible est primordial pour nous. »

Grâce à l'intégration de RemoteLock et Yardi, Petersen et son équipe peuvent automatiser l'accès pour les résidents et le personnel afin non seulement de gagner un temps considérable lors des rotations, mais aussi d'éliminer le risque d'erreur humaine et de s'assurer que les accès non intentionnels appartiennent au passé.

L'interface synchronise les informations relatives aux contrats de location de Yardi Voyager directement avec RemoteLock pour :

• Automatiser l'accès pour les résidents : Un membre de l'équipe RedPeak approuve l'emménagement d'un nouveau résident via Yardi Voyager et les autorisations d'accès sont automatiquement accordées. La même chose se produit lorsqu'un résident déménage : l'accès est automatiquement révoqué.
• Automatiser l'accès pour les rotations : Les codes d'accès pour les nettoyeurs, les peintres, les inspecteurs, etc. peuvent également être créés ou révoqués automatiquement.
• Automatiser l'accès pour les transferts de résidents : Lorsqu'un résident change de logement, ces informations sont également synchronisées automatiquement. Si le nouveau logement d'un résident comprend différents groupes de portes, l'accès approprié est automatiquement accordé.

RemoteLock et Yardi Voyager étant déjà utilisés chez RedPeak, il a été facile de décider d'activer cette automatisation. « Cela fait gagner beaucoup de temps et évite bien des soucis à tout le monde, car c'était un processus manuel auparavant », fait remarquer Petersen à propos de la gestion des modifications d'accès en masse lors des rotations. Il n'a plus à s'inquiéter qu'un membre de l'équipe oublie de créer des accès pour des prestataires comme les peintres, les nettoyeurs et les entreprises de nettoyage de tapis, et du temps perdu qui en découle. Les équipes continuent simplement d'utiliser Yardi Voyager comme avant, avec RemoteLock qui travaille en coulisses pour automatiser l'accès.

Le meilleur dans tout ça ? Petersen a l'esprit tranquille, sachant que personne — personnel, prestataires ou résidents — n'a accès là où il ne devrait pas.

Petersen confirme que les gains de temps sont réels. Désormais, les membres de l'équipe ont le temps de perfectionner chaque rotation de logement. « Nous pouvons nous concentrer sur la qualité de tout, et nous ne manquons pas ces petits détails qui font de RedPeak ce qu'elle est », déclare Petersen.

Gérer chaque porte et bâtiment RedPeak sur une seule plateforme simplifiée

En 2016, RedPeak a déployé le contrôle d'accès universel et les serrures intelligentes de RemoteLock dans toutes ses résidences. Parmi ses nombreux avantages, la fonction de gestion d'accès à distance de RemoteLock s'est avérée particulièrement utile à plus de 60 employés de RedPeak dans divers départements tels que la maintenance, la gestion de communauté et la location, qui gèrent le contrôle d'accès. « Pouvoir donner l'accès aux prestataires sans se rendre sur chaque propriété, surtout que nous sommes très dispersés, est un énorme gain de temps », poursuit Petersen. « Si je devais me déplacer et donner un accès physique aux gens, il me faudrait une ou deux personnes supplémentaires pour faire mon travail. »

L'accès à distance s'avère inestimable pour l'ensemble du portefeuille

L'impact de l'intégration de RemoteLock est indéniable :

• Sécurité et efficacité accrues lors des rotations pour 900 logements répartis sur 15 bâtiments
• Expérience technologique simplifiée : continuer à utiliser l'interface Yardi avec RemoteLock qui automatise l'accès en arrière-plan
• Gain de temps et de personnel grâce au contrôle d'accès à distance pour 2 559 utilisateurs sur 49 sites
• Tranquillité d'esprit et suppression des tracas liés aux clés physiques

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