Le processus d'enregistrement est la première impression que les clients ont de votre établissement, et vous voulez qu'elle soit bonne. Pensez à ce que ressent votre client lorsqu'il franchit la porte. Est-il stressé par ce vol de trois heures juste derrière un bébé agité ? Vous voulez réduire ce stress, pas en ajouter. 

Un processus d'enregistrement fluide profite à vos clients et à votre équipe. Mais pour bien faire, vous devez vous préparer bien avant l'arrivée du client. Voici comment.

Mettez votre moteur de réservation en ligne à profit

Une grande partie du processus d'enregistrement commence en fait lorsque le client réserve. C'est le premier moment où le client vous fournit ses informations, y compris ses coordonnées et ses détails de paiement. Si votre moteur de réservation est intégré à une solution de traitement des paiements, vous pouvez accepter les paiements en toute sécurité, sur-le-champ. (Plus d'informations sur les paiements plus tard.)

Votre moteur de réservation vous offre également la possibilité de faire de la vente additionnelle et de prendre en compte les demandes spéciales, que vous pourrez ensuite préparer pour l'arrivée du client. Vous saurez à l'avance s'ils souhaitent cet extra vin et fromage à savourer après ce vol stressant. Une fois qu'un client a réservé, le moteur de réservation peut déclencher automatiquement d'autres communications, de l'e-mail de confirmation aux messages de pré-arrivée. Informez les clients à l'avance du fonctionnement de votre processus d'enregistrement, surtout si vous proposez un enregistrement sans contact (voir ci-dessous).

Réservez un accueil chaleureux grâce à la messagerie automatisée

Vos messages de pré-arrivée peuvent prendre de nombreuses formes, selon votre activité et le type d'intégrations dont vous disposez. L'e-mail est un incontournable fiable et à ne pas abandonner, mais l'ajout de messages texte pourrait augmenter considérablement vos taux d'ouverture. Ce n'est pas la méthode de livraison qui compte le plus, tant qu'elle atteint le destinataire.

Le contenu et le timing sont vraiment importants ; informez vos clients des informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Les confirmations de réservation doivent être envoyées immédiatement, et non deux jours après que le client a validé. 

Comme toujours, soyez clair et concis. Même si votre client ouvre ce que vous avez envoyé, il ne le lira probablement pas en entier. Il le parcourra rapidement, alors utilisez des puces et placez les informations les plus importantes en haut. Un système de gestion immobilière (PMS) robuste comme WebRezPro comprend des modèles d'e-mails qui peuvent être déclenchés automatiquement en fonction des données de réservation, telles que les dates de séjour, et les types d'unités et de tarifs. 

Accélérez les formalités administratives 

Un formulaire d'enregistrement ou d'inscription en ligne vous permet de recueillir les informations nécessaires auprès du client, telles que son numéro de permis de conduire, sa pièce d'identité avec photo, son paiement et sa signature électronique. Cet enregistrement numérique peut être automatisé via votre PMS en fonction de l'heure d'arrivée du client, et les instructions peuvent être envoyées la veille ou le matin de l'arrivée. 

Un accord client décrivant les termes et conditions peut et doit également être inclus. En cas de litige, cela prouve qu'ils ont accepté vos politiques. Avec WebRezPro, les accords clients complétés (formulaires d'inscription en ligne) sont automatiquement joints aux réservations des clients.

Remplir l'enregistrement en ligne garantit un enregistrement plus fluide et plus rapide pour vous et votre client à son arrivée, en plus de garantir que toutes les informations sont automatiquement enregistrées et stockées.  

Acceptez les paiements en toute fluidité et sécurité

Que votre client paie sur place ou en ligne, une solution intégrée de traitement des paiements solution accélère l'enregistrement et permet d'enregistrer les paiements avec précision dans votre PMS. 

Une solution de traitement des paiements intégrée permet aux hébergeurs de gérer les transactions via leur PMS, en traitant les paiements des réservations clients de manière fluide. Cette intégration envoie les détails de paiement du client depuis le lieu où le paiement est effectué (que ce soit via votre moteur de réservation en ligne ou un lecteur de carte) à travers le réseau de traitement des paiements, puis renvoie la réponse approuvée/refusée au PMS et autorise la transaction. 

C'est rapide et plus sécurisé. Les intégrations conformes à la norme PCI utilisent le chiffrement de bout en bout (P2PE) et la tokenisation pour maintenir les données de carte hors de votre système et à l'abri des pirates informatiques. 

Offrez la commodité sans clé

Le temps est toujours précieux, et d'autant plus lorsque les gens sont en vacances. C'est pourquoi l'enregistrement sans contact est très demandé. Cela permet aux clients de s'enregistrer électroniquement sans avoir à passer par la réception ou le bureau. Pour ce faire, cependant, vous devez envoyer aux clients une clé numérique en plus d'échanger des informations et de collecter le paiement. La meilleure façon de gérer cela est de connecter votre PMS à un système d'accès sans clé comme RemoteLock pour non seulement rationaliser le processus d'enregistrement, mais aussi pour simplifier la gestion des accès. Grâce à l'intégration de RemoteLock avec WebRezPro, le PMS envoie automatiquement les données de réservation à votre système d'accès sans clé, qui génère une clé numérique pour cette réservation. Les clés numériques (ou codes PIN) peuvent être envoyées automatiquement aux clients avant l'enregistrement et ne sont valables que pour la durée du séjour du client. 

Bien que RemoteLock vous permette d'offrir une expérience d'enregistrement entièrement sans contact, il est important que quelqu'un soit disponible (par e-mail, téléphone ou SMS) au cas où le client aurait des questions ou des préoccupations.

S'assurer que ces aspects sont couverts se traduit par une expérience plus fluide pour les clients et les opérateurs. Si vous recherchez un PMS convivial qui rassemble ces éléments essentiels d'un processus d'enregistrement fluide, nous vous invitons à nous contacter à WebRezPro pour une démonstration gratuite et sans engagement. 

À propos de WebRezPro

WebRezPro est un système de gestion de propriété robuste et basé sur le cloud pour les opérateurs d'hébergement indépendants de toutes tailles, des hôtels aux campings en passant par les locations de vacances. La solution tout-en-un permet de gagner du temps et d'augmenter les revenus grâce à des fonctionnalités telles que les réservations en ligne, l'auto-enregistrement, les paiements des clients et les rapports avancés. Engagé à fournir un logiciel convivial, évolutif et doté de la meilleure protection des données de l'industrie, WebRezPro améliore l'efficacité et la satisfaction des clients pour plus de 2000 propriétés dans 45 pays.