Der Check-in-Prozess ist der erste Eindruck, den Gäste von Ihrer Unterkunft bekommen, und Sie möchten, dass dieser positiv ausfällt. Denken Sie darüber nach, wie sich Ihr Gast fühlt, wenn er die Tür betritt. Ist er gestresst von einem dreistündigen Flug, direkt hinter einem quengelnden Baby? Sie möchten diesen Stress reduzieren, nicht noch mehr hinzufügen. 

Ein reibungsloser Check-in-Prozess kommt Ihren Gästen und Ihrem Team zugute. Doch damit er gelingt, müssen Sie sich lange vor der Ankunft des Gastes vorbereiten. So geht's.

Lassen Sie Ihre Online-Buchungsmaschine für sich arbeiten

Ein Großteil des Check-in-Prozesses beginnt eigentlich schon bei der Buchung des Gastes. Dies ist der erste Zeitpunkt, an dem der Gast Ihnen seine Informationen, einschließlich Kontakt- und Zahlungsdaten, übermittelt. Wenn Ihre Buchungsmaschine in eine Zahlungsabwicklungslösung integriert ist, können Sie die Zahlung sofort und sicher entgegennehmen. (Mehr zu Zahlungen später.)

Ihre Buchungsmaschine bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Upselling zu betreiben und Sonderwünsche entgegenzunehmen, die Sie dann beim Check-in des Gastes bereithalten können. Sie wissen im Voraus, ob sie das Wein- und Käse-Add-on wünschen, um es nach dem stressigen Flug zu genießen. Sobald ein Gast gebucht hat, kann die Buchungsmaschine automatisch weitere Kommunikation auslösen, von der Bestätigungs-E-Mail bis zur Nachricht vor der Anreise. Informieren Sie die Gäste im Voraus über Ihren Check-in-Prozess, insbesondere wenn Sie einen kontaktlosen Check-in anbieten (siehe unten).

Heißen Sie Gäste mit automatisierten Nachrichten herzlich willkommen

Ihre Nachrichten vor der Anreise können viele Formen annehmen, abhängig von Ihrem Geschäft und den Arten der Integrationen, die Sie haben. E-Mail ist ein zuverlässiger, unverzichtbarer Bestandteil, aber das Hinzufügen von Textnachrichten könnte Ihre Öffnungsraten erheblich steigern. Es ist nicht die Zustellungsmethode, die am wichtigsten ist, solange die Nachricht den Empfänger erreicht.

Inhalt und Zeitpunkt sind wirklich wichtig; informieren Sie Ihre Gäste über die benötigten Informationen, genau dann, wenn sie diese benötigen. Buchungsbestätigungen sollten sofort versendet werden, nicht zwei Tage nachdem der Gast auf „Senden“ geklickt hat. 

Seien Sie wie immer klar und prägnant. Selbst wenn Ihr Gast das, was Sie gesendet haben, öffnet, wird er es höchstwahrscheinlich nicht ganz lesen. Er wird es überfliegen, verwenden Sie also Aufzählungspunkte und platzieren Sie das Wichtigste ganz oben. Ein robustes Property Management System (PMS) wie WebRezPro enthält E-Mail-Vorlagen, die automatisch basierend auf Reservierungsdaten wie Aufenthaltsdaten sowie Einheiten- und Ratenarten ausgelöst werden können. 

Beschleunigen Sie den Papierkram 

Ein Online-Check-in- oder Registrierungsformular ermöglicht es Ihnen, notwendige Informationen vom Gast zu sammeln, wie z. B. die Führerscheinnummer, einen Lichtbildausweis, Zahlungsdaten und die elektronische Unterschrift. Diese digitale Registrierung kann über Ihr PMS basierend auf der Check-in-Zeit des Gastes automatisiert werden, und Anweisungen können am Tag vor oder am Morgen der Anreise gesendet werden. 

Eine Gästevereinbarung, die die Allgemeinen Geschäftsbedingungen umreißt, kann und sollte ebenfalls enthalten sein. Im Falle von Streitigkeiten zeigt dies, dass sie Ihren Richtlinien zugestimmt haben. Mit WebRezPro werden ausgefüllte Gästevereinbarungen (Online-Registrierungsformulare) automatisch den Reservierungen der Gäste beigefügt.

Die Online-Registrierung gewährleistet einen reibungsloseren und schnelleren Check-in für Sie und Ihren Gast bei der Ankunft, und stellt zudem sicher, dass alle Informationen automatisch erfasst und gespeichert werden.  

Zahlungen reibungslos und sicher entgegennehmen

Ob Ihr Gast vor Ort oder online bezahlt, eine integrierte Zahlungsabwicklung Lösung beschleunigt den Check-in und ermöglicht die genaue Erfassung von Zahlungen in Ihrem PMS. 

Eine integrierte Zahlungsabwicklungslösung ermöglicht Beherbergungsbetrieben, Transaktionen über ihr PMS zu verwalten und Zahlungen nahtlos über Gästereservierungen abzuwickeln. Diese Integration sendet die Zahlungsdetails des Gastes von jedem Ort, an dem die Zahlung erfolgt (sei es über Ihre Online-Buchungsmaschine oder ein Kartenlesegerät), durch das Zahlungsabwicklungsnetzwerk, sendet dann die genehmigte/abgelehnte Antwort zurück an das PMS und autorisiert die Transaktion. 

Es ist schnell und sicherer. PCI-konforme Integrationen verwenden Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung (P2PE) und Tokenisierung, um Kartendaten aus Ihrem System fernzuhalten und vor Hackern zu schützen. 

Schlüssellosen Komfort bieten

Zeit ist immer kostbar, besonders dann, wenn Menschen im Urlaub sind. Deshalb kontaktloser Check-in ist sehr gefragt. Dies ermöglicht Gästen, elektronisch einzuchecken, ohne an der Rezeption oder im Büro vorbeischauen zu müssen. Dazu müssen Sie den Gästen jedoch einen digitalen Schlüssel senden, zusätzlich zum Austausch von Informationen und der Zahlungserfassung. Der beste Weg, dies zu verwalten, ist die Verbindung Ihres PMS mit einem schlüssellosen Zugangssystem wie RemoteLock, um nicht nur den Check-in-Prozess zu optimieren, sondern auch die Zugangsverwaltung zu vereinfachen. Durch die Integration, die RemoteLock mit WebRezPro, sendet das PMS automatisch Reservierungsdaten an Ihr schlüsselloses Zugangssystem, das einen digitalen Schlüssel für diese Reservierung generiert. Digitale Schlüssel (oder PINs) können den Gästen vor dem Check-in automatisch zugesandt werden und sind nur für die Dauer des Aufenthalts des Gastes gültig. 

Obwohl RemoteLock Ihnen ermöglicht, ein vollständig kontaktloses Check-in-Erlebnis anzubieten, ist es wichtig, dass jemand erreichbar ist (per E-Mail, Telefon oder Textnachricht), falls der Gast Fragen oder Bedenken hat.

Sicherzustellen, dass diese Punkte abgedeckt sind, führt zu einem reibungsloseren Erlebnis für Gäste und Betreiber gleichermaßen. Wenn Sie ein benutzerfreundliches PMS suchen, das diese wesentlichen Bestandteile eines nahtlosen Check-in-Prozesses zusammenführt, können Sie gerne Kontakt aufnehmen mit WebRezPro, um eine kostenlose und unverbindliche Demo zu erhalten. 

Über WebRezPro

WebRezPro ist ein robustes, cloudbasiertes Property Management System für unabhängige Beherbergungsbetriebe jeder Art und Größe, von Hotels über Campingplätze bis hin zu Ferienwohnungen. Die All-in-One-Lösung spart Zeit und steigert den Umsatz durch Funktionen wie Online-Reservierungen, Self-Check-in, Gästezahlungen und erweiterte Berichterstattung. WebRezPro ist auf benutzerfreundliche, skalierbare Software mit branchenbester Datensicherheit ausgelegt und verbessert die Effizienz und Gästezufriedenheit für über 2000 Objekte in 45 Ländern.