El proceso de check-in es la primera impresión que los huéspedes tienen de tu propiedad, y quieres que sea buena. Piensa en cómo se siente tu huésped al entrar por la puerta. ¿Están estresados por ese vuelo de tres horas justo detrás de un bebé inquieto? Quieres reducir este estrés, no añadir más. 

Un proceso de check-in sin interrupciones beneficia a tus huéspedes y a tu equipo. Pero para hacerlo bien, debes prepararte mucho antes de que llegue el huésped. Aquí te explicamos cómo.

Pon a trabajar tu motor de reservas online

Gran parte del proceso de check-in comienza en realidad cuando el huésped reserva. Este es el primer momento en que el huésped te proporciona su información, incluidos los datos de contacto y de pago. Si tu motor de reservas está integrado con una solución de procesamiento de pagos, puedes aceptar pagos de forma segura en ese mismo momento. (Más información sobre pagos más adelante).

Tu motor de reservas también te ofrece la oportunidad de vender servicios adicionales y tomar cualquier solicitud especial, que luego podrás tener lista cuando el huésped haga el check-in. Sabrás de antemano si quieren ese extra de vino y queso para disfrutar después de ese vuelo estresante. Una vez que un huésped ha reservado, el motor de reservas puede activar automáticamente comunicaciones adicionales, desde el correo electrónico de confirmación hasta los mensajes previos a la llegada. Informa a los huéspedes sobre cómo funciona tu proceso de check-in con antelación, especialmente si ofreces check-in sin contacto (ver más abajo).

Ofrece una cálida bienvenida con mensajes automatizados

Tus mensajes previos a la llegada pueden adoptar muchas formas, dependiendo de tu negocio y del tipo de integraciones que tengas. El correo electrónico es un elemento básico fiable e indispensable, pero añadir mensajes de texto podría aumentar significativamente tus tasas de apertura. No es el método de entrega lo que más importa, siempre y cuando llegue al destinatario.

El contenido y el momento son realmente importantes; informa a tus huéspedes de la información que necesitan, cuando la necesitan. Las confirmaciones de reserva deben enviarse inmediatamente, no dos días después de que el huésped haga clic en enviar. 

Como siempre, sé claro y conciso. Incluso si tu huésped abre lo que enviaste, lo más probable es que no lo lea todo. Lo hojearán, así que usa viñetas y pon lo más importante al principio. Un sistema de gestión de propiedades (PMS) robusto como WebRezPro incluye plantillas de correo electrónico que pueden activarse automáticamente en función de los datos de la reserva, como las fechas de estancia y los tipos de unidad y tarifa. 

Agiliza el papeleo 

Un formulario de check-in o registro online te permite recopilar la información necesaria del huésped, como su número de licencia de conducir, identificación con foto, pago y firma electrónica. Este registro digital puede automatizarse a través de tu PMS basándose en la hora de check-in del huésped, y las instrucciones pueden enviarse el día anterior o la mañana de la llegada. 

También se puede y se debe incluir un acuerdo de huésped que describa los términos y condiciones. En caso de cualquier disputa, esto demuestra que aceptaron tus políticas. Con WebRezPro, los acuerdos de huésped completados (formularios de registro online) se adjuntan automáticamente a las reservas de los huéspedes.

Completar el registro online garantiza un check-in más fluido y rápido tanto para ti como para tu huésped cuando lleguen, además de asegurar que toda la información se registre y almacene automáticamente.  

Acepta pagos de forma fluida y segura

Ya sea que tu huésped pague en la propiedad o en línea, un sistema integrado de procesamiento de pagos la solución agiliza el check-in y permite que los pagos se registren con precisión en su PMS. 

Una solución integrada de procesamiento de pagos permite a los proveedores de alojamiento gestionar las transacciones a través de su PMS, procesando pagos sin problemas a través de las reservas de los huéspedes. Esta integración envía los detalles de pago del huésped desde dondequiera que se realice el pago (ya sea a través de su motor de reservas en línea o lector de tarjetas) a través de la red de procesamiento de pagos, luego devuelve la respuesta de aprobado/rechazado al PMS y autoriza la transacción. 

Es rápido y más seguro. Las integraciones compatibles con PCI utilizan cifrado punto a punto (P2PE) y tokenización para mantener los datos de las tarjetas fuera de su sistema y a salvo de los hackers. 

Ofrezca comodidad sin llave

El tiempo siempre es oro, y más aún cuando la gente está de vacaciones. Por eso el check-in sin contacto tiene una gran demanda. Esto permite a los huéspedes registrarse electrónicamente sin tener que pasar por la recepción o la oficina. Para ello, sin embargo, debe enviar a los huéspedes una llave digital, además de intercambiar información y cobrar el pago. La mejor manera de gestionar esto es conectando su PMS a un sistema de acceso sin llave como RemoteLock para no solo agilizar el proceso de check-in, sino también para simplificar la gestión de accesos. A través de la integración que RemoteLock tiene con WebRezPro, el PMS envía automáticamente los datos de la reserva a su sistema de acceso sin llave, que genera una llave digital para esa reserva. Las llaves digitales (o PIN) se pueden enviar automáticamente a los huéspedes antes del check-in y solo son válidas durante la estancia del huésped. 

Aunque RemoteLock le permite ofrecer una experiencia de check-in completamente sin contacto, es importante que alguien esté disponible (por correo electrónico, teléfono o mensaje de texto) en caso de que el huésped tenga preguntas o inquietudes.

Asegurarse de que estos aspectos estén cubiertos resulta en una experiencia más fluida tanto para los huéspedes como para los operadores. Si busca un PMS fácil de usar que reúna estas partes esenciales de un proceso de check-in sin problemas, le invitamos a contactarnos a WebRezPro para una demostración gratuita y sin compromiso. 

Acerca de WebRezPro

WebRezPro es un sistema de gestión de propiedades robusto y basado en la nube para operadores de alojamiento independientes de todos los tipos y tamaños, desde hoteles hasta campings y alquileres vacacionales. La solución todo en uno ahorra tiempo y aumenta los ingresos a través de funciones como reservas en línea, auto check-in, pagos de huéspedes e informes avanzados. Comprometido con un software escalable y fácil de usar con la mejor protección de datos de la industria, WebRezPro mejora la eficiencia y la satisfacción de los huéspedes en más de 2000 propiedades en 45 países.