Les espaces de coworking ne servent pas uniquement à louer des bureaux et des postes de travail. Les petites entreprises peuvent avoir besoin de salles privées pour des réunions internes ou des sessions de formation. Les freelances peuvent rechercher des espaces de réunion calmes pour rencontrer des clients potentiels. Proposer l'utilisation de salles de conférence dans votre espace de coworking peut attirer de nouveaux membres ou augmenter l'utilisation par les membres existants.

Équipez les salles de conférence de coworking avec du matériel de présentation

Un avantage des espaces de coworking est qu'ils offrent à leurs membres des commodités professionnelles. Des services de réponse téléphonique aux imprimantes et photocopieuses, les espaces de coworking offrent souvent des commodités qui améliorent l'environnement de bureau. 

Les salles de conférence dans les espaces de coworking doivent être des zones calmes et privées où les membres peuvent se réunir. Ces salles doivent également être équipées de tout le matériel dont un membre de coworking pourrait avoir besoin pour faciliter une réunion, une présentation ou une conférence téléphonique. Assurez-vous qu'une gamme d'options technologiques est disponible — des tableaux blancs ou chevalets en papier aux équipements de vidéoconférence ou projecteurs. La présence d'accessoires tels que des multiprises, des câbles de connexion et des marqueurs effaçables à sec facilite la tenue de réunions pour les membres du coworking.

Restreindre l'accès aux salles de conférence aux membres autorisés

Les membres doivent respecter l'espace de coworking et les autres membres en ne s'installant pas dans des salles de conférence qu'ils n'ont pas réservées. Ce n'est pas toujours le cas. Certains membres de coworking abusent des salles de conférence en les utilisant si elles semblent vides.

Restreindre l'accès aux salles de conférence peut aider les gestionnaires de coworking à maintenir les réunions à l'heure et à éviter les moments inconfortables où ils doivent faire respecter les règles. Maintenir les portes verrouillées avec des serrures intelligentes et attribuer automatiquement des codes d'accès aux membres de coworking qui ont réservé cette salle de conférence garantit que seules les personnes autorisées à se trouver dans la salle de conférence peuvent déverrouiller la porte.

Créez un processus pour les membres de coworking pour réserver une salle de conférence 

La création d'un processus intuitif et gérable pour la réservation de salles de conférence dans un espace de coworking peut faciliter la conformité et simplifier l'utilisation de l'espace pour les membres de coworking.

L'utilisation d'un système de contrôle d'accès simplifie le processus permettant aux membres d'obtenir et aux gestionnaires de coworking d'administrer un accès à court terme à une salle de conférence. Au lieu de réserver la salle sur une feuille d'inscription papier ou de faire une demande par e-mail et de nécessiter qu'un gestionnaire de coworking déverrouille les portes avec une clé, les plannings des salles de conférence peuvent être gérés dans un système de contrôle d'accès centralisé. Un système de contrôle d'accès intégré à un CRM peut automatiser davantage le processus de réservation de salles de conférence en envoyant des codes d'accès une fois qu'un membre a réservé la salle de conférence en ligne et payé l'espace. 

Un moyen facile de gérer l'accès aux salles de conférence 

L'espace de salle de conférence est une offre attrayante pour de nombreux membres de coworking. EdgeState est une solution de contrôle d'accès basée sur le cloud qui simplifie le processus de réservation et d'accès aux salles de conférence et aux espaces de réunion privés pour les membres de coworking. Contactez un représentant Remote Lock pour discuter de la manière dont EdgeState est utilisé pour gérer le contrôle d'accès dans un espace de coworking.