Los espacios de coworking no son solo para alquilar escritorios y oficinas. Las pequeñas empresas pueden necesitar salas privadas para reuniones internas o para impartir sesiones de formación. Los autónomos podrían buscar espacios de reunión tranquilos para sentarse con clientes potenciales. Ofrecer el uso de salas de conferencias en tu espacio de coworking puede atraer a nuevos miembros o aumentar el uso entre los miembros existentes.

Equipa las salas de conferencias de coworking con equipo de presentación

Una ventaja de los espacios de coworking es que ofrecen a sus miembros servicios profesionales. Desde servicios de contestador telefónico hasta impresoras y fotocopiadoras, los espacios de coworking suelen ofrecer comodidades que mejoran el entorno de la oficina. 

Las salas de conferencias en los espacios de coworking deben ser áreas tranquilas y privadas para que los miembros se reúnan. Las salas también deben estar equipadas con cualquier material que un miembro de coworking pueda necesitar para facilitar una reunión, presentación o llamada de conferencia. Asegúrate de que haya una variedad de opciones tecnológicas disponibles, desde pizarras blancas o caballetes de papel hasta equipos de videoconferencia o proyectores. Contar con accesorios como regletas, cables de conexión y rotuladores de borrado en seco facilita a los miembros de coworking la celebración de reuniones.

Restringir el acceso a las salas de conferencias a miembros autorizados

Los miembros deben ser respetuosos con el espacio de coworking y con los demás miembros, no ocupando salas de conferencias que no hayan reservado. Esto no siempre ocurre. Algunos miembros de coworking abusan de las salas de conferencias utilizándolas si parecen vacías.

Restringir el acceso a las salas de conferencias puede ayudar a los gestores de coworking a mantener las reuniones a tiempo y evitar los momentos incómodos de tener que hacer cumplir las normas. Mantener las puertas cerradas con cerraduras inteligentes y administrar automáticamente códigos de acceso a los miembros de coworking que hayan reservado esa sala de conferencias garantiza que solo aquellos que deben estar en la sala de conferencias puedan abrir la puerta.

Crear un proceso para que los miembros de coworking reserven una sala de conferencias 

Crear un proceso intuitivo y manejable para reservar salas de conferencias en un espacio de coworking puede ayudar con el cumplimiento y facilitar a los miembros de coworking el uso del espacio.

El uso de un sistema de control de acceso agiliza el proceso para que los miembros obtengan y los gestores de coworking administren el acceso a corto plazo a una sala de conferencias. En lugar de reservar la sala en una hoja de registro en papel o hacer una solicitud por correo electrónico y necesitar que un gestor de coworking abra las puertas con una llave, los horarios de las salas de conferencias se pueden mantener en un sistema central de control de acceso. Un sistema de control de acceso integrado con un CRM puede automatizar aún más el proceso de reserva de salas de conferencias enviando códigos de acceso una vez que un miembro haya reservado con éxito la sala de conferencias en línea y haya pagado por el espacio. 

Una forma sencilla de gestionar el acceso a las salas de conferencias 

El espacio de sala de conferencias es una oferta atractiva para muchos miembros de coworking. EdgeState es una solución de control de acceso basada en la nube que simplifica el proceso que siguen los miembros de coworking para reservar y obtener acceso a salas de conferencias y espacios de reunión privados. Ponte en contacto con un representante de Remote Lock para hablar sobre cómo se utiliza EdgeState para gestionar el control de acceso en un espacio de coworking.