Coworking Spaces sind nicht nur zum Mieten von Schreibtischen und Büros da. Kleine Unternehmen benötigen möglicherweise private Räume für interne Besprechungen oder Schulungen. Freiberufler suchen möglicherweise ruhige Besprechungsräume, um sich mit potenziellen Kunden zu treffen. Das Anbieten von Konferenzräumen in Ihrem Coworking Space kann neue Mitglieder anziehen oder die Nutzung durch bestehende Mitglieder erhöhen.

Coworking-Konferenzräume mit Präsentationstechnik ausstatten

Ein Vorteil von Coworking Spaces ist, dass sie ihren Mitgliedern professionelle Annehmlichkeiten bieten. Von Telefonsekretariatsdiensten bis hin zu Druckern und Kopierern bieten Coworking Spaces oft Annehmlichkeiten, die das Büroumfeld verbessern. 

Konferenzräume in Coworking Spaces sollten ruhige, private Bereiche für Mitglieder sein, in denen sie sich treffen können. Die Räume sollten auch mit der gesamten Ausrüstung ausgestattet sein, die ein Coworking-Mitglied für eine Besprechung, Präsentation oder Telefonkonferenz benötigen könnte. Stellen Sie sicher, dass eine Reihe von Technologieoptionen zur Verfügung steht – von Whiteboards oder Papierstaffeleien bis hin zu Videokonferenzgeräten oder Projektoren. Zubehör wie Steckdosenleisten, Verbindungskabel und Whiteboard-Marker erleichtern Coworking-Mitgliedern das Abhalten von Besprechungen.

Zugang zu Konferenzräumen auf autorisierte Mitglieder beschränken

Mitglieder sollten den Coworking Space und andere Mitglieder respektieren, indem sie keine Konferenzräume besetzen, die sie nicht gebucht haben. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Einige Coworking-Mitglieder missbrauchen Konferenzräume, indem sie diese nutzen, wenn sie leer erscheinen.

Die Beschränkung des Zugangs zu Konferenzräumen kann Coworking-Managern helfen, Besprechungen pünktlich abzuhalten und unangenehme Situationen bei der Durchsetzung von Regeln zu vermeiden. Das Verschließen von Türen mit Smart Locks und die automatische Vergabe von Zugangscodes an Coworking-Mitglieder, die den Konferenzraum gebucht haben, stellt sicher, dass nur diejenigen, die sich im Konferenzraum aufhalten sollen, die Tür öffnen können.

Einen Prozess für Coworking-Mitglieder zur Buchung eines Konferenzraums erstellen 

Die Schaffung eines intuitiven und überschaubaren Prozesses für die Buchung von Konferenzräumen in einem Coworking Space kann die Einhaltung von Regeln fördern und es Coworking-Mitgliedern erleichtern, den Raum zu nutzen.

Die Verwendung eines Zutrittskontrollsystems optimiert den Prozess, mit dem Mitglieder kurzfristigen Zugang zu einem Konferenzraum erhalten und Coworking-Manager diesen verwalten können. Anstatt den Raum auf einer Papierliste zu reservieren oder eine Anfrage per E-Mail zu stellen und einen Coworking-Manager zu benötigen, der Türen mit einem Schlüssel öffnet, können Konferenzraumpläne in einem zentralen Zutrittskontrollsystem verwaltet werden. Ein Zutrittskontrollsystem, das in ein CRM integriert ist, kann den Buchungsprozess für Konferenzräume weiter automatisieren, indem es Zugangscodes sendet, sobald ein Mitglied den Konferenzraum online erfolgreich gebucht und den Raum bezahlt hat. 

Eine einfache Möglichkeit, den Zugang zu Konferenzräumen zu verwalten 

Konferenzräume sind für viele Coworking-Mitglieder ein attraktives Angebot. EdgeState ist eine cloudbasierte Zutrittskontrolllösung, die den Prozess vereinfacht, den Coworking-Mitglieder durchlaufen, um Konferenzräume und private Besprechungsräume zu reservieren und Zugang zu erhalten. Wenden Sie sich an einen Remote Lock-Vertreter, um zu besprechen, wie EdgeState zur Verwaltung der Zutrittskontrolle in einem Coworking Space eingesetzt wird.