En la industria del alquiler vacacional, en constante evolución, la tecnología ya no es opcional, es esencial. Desde la automatización del acceso de los huéspedes hasta la optimización de los programas de limpieza, el conjunto de tecnologías adecuado permite a los administradores de propiedades operar de manera eficiente y ofrecer experiencias excepcionales a los huéspedes. 

Pero con tantas soluciones disponibles, ¿por dónde deberían empezar los administradores de alquileres vacacionales? Nos reunimos con Nolan Mondrow, CEO de RemoteLock, para explorar cómo los administradores de propiedades pueden construir un conjunto de tecnologías eficaz, qué priorizar y cómo prepararse para el futuro.

¿Qué es un conjunto de tecnologías (Tech Stack)?

Un conjunto de tecnologías se refiere a todas las herramientas de software que una empresa utiliza para operar de manera eficiente. Mondrow lo describe como “una agrupación de tecnología. En nuestra industria, realmente estamos hablando de los paquetes de software, los sistemas que utilizas y cómo los integras”. Para los administradores de alquileres vacacionales, esto incluye desde sistemas de gestión de propiedades (PMS) hasta soluciones de control de acceso, herramientas de programación de limpieza e incluso aplicaciones para huéspedes.

Según Mondrow, la tecnología más destacada en un conjunto de tecnologías de alquiler vacacional es el sistema de gestión de propiedades: “Sus funciones principales son financieras y contables, asegurando que se informe adecuadamente a los propietarios y se les compense por su parte de los ingresos del alquiler”. Después de abordar un sistema de gestión de propiedades, deben considerarse soluciones como los gestores de canales, las herramientas de gestión de limpieza y los dispositivos IoT (por ejemplo, termostatos y sensores).

¿Es la tecnología una prioridad más alta para las empresas grandes?

Absolutamente, afirma Mondrow. “La complejidad aumenta con la escala”, explica, señalando que las empresas más grandes gestionan más unidades, tienen más empleados y manejan más tareas que requieren o se benefician de la automatización.

Sin embargo, Mondrow señala que los operadores más pequeños aún pueden beneficiarse de aprovechar la tecnología. “El control de acceso suele ser la primera pieza tecnológica que adoptan porque resuelve un problema tan grande”.

¿Qué soluciones tecnológicas deberían priorizar los administradores de propiedades?

Mondrow describe una progresión clara para los administradores de alquileres vacacionales que construyen su conjunto de tecnologías:

1. Control de acceso: La automatización de la entrada de huéspedes elimina la necesidad de intercambios manuales de llaves y aumenta la seguridad. “Es lo primero que consideran incluso los administradores pequeños”, dice Mondrow.
2. Sistemas de gestión de propiedades (PMS): Una vez que los administradores supervisan entre 15 y 20 unidades, necesitan herramientas para gestionar la contabilidad, los impuestos y los informes.
3. Gestión de canales: Para los administradores que gestionan más de 30 unidades, las herramientas de gestión para sincronizar reservas en plataformas como Airbnb y Vrbo que están integradas en su PMS podrían no ser suficientes. El software dedicado se vuelve esencial.
4. Herramientas operativas: A medida que las empresas crecen aún más, las herramientas para programar limpiezas, gestionar el mantenimiento y automatizar los flujos de trabajo ayudan a optimizar las operaciones.

La prioridad debe ser identificar tecnología que se integre sin problemas con los sistemas existentes: “Elija primero la tecnología central y luego añada soluciones puntuales avanzadas que se integren bien”, aconseja Mondrow.

¿Cuáles son los beneficios de incorporar tecnología en la gestión de propiedades?

Invertir en software ofrece ventajas significativas tanto para la eficiencia operativa como para la experiencia del huésped. El control de acceso es un excelente ejemplo. «Es operativamente eficiente porque no se necesita personal para recibir a los huéspedes o intercambiar llaves», dice Mondrow. «Y es excelente para los huéspedes porque pueden acceder a la propiedad sin problemas ni complicaciones».

Los avances tecnológicos también permiten beneficios orientados al huésped, como aplicaciones móviles que permiten controlar termostatos u ofrecer recomendaciones locales. Mondrow destaca un escenario en el que todos ganan: «Con algunos programas, si un huésped alquila un kayak a través de una aplicación, obtiene un descuento y el administrador de la propiedad recibe una comisión. Es beneficioso para todos».

¿Qué papel juega RemoteLock?

RemoteLock juega un papel crucial en las pilas tecnológicas de alquileres vacacionales al automatizar el control de acceso. Mondrow explica cómo RemoteLock simplifica tareas como:

• Acceso de huéspedes: Elimina la necesidad de intercambios manuales de llaves o cajas de seguridad inseguras.
• Limpieza y mantenimiento: Con RemoteLock, los administradores pueden otorgar códigos de acceso con límite de tiempo para el personal de limpieza o mantenimiento, agilizando las operaciones.
• Notificaciones: Los administradores reciben alertas cuando los huéspedes entran a las propiedades, lo que reduce la necesidad de registros proactivos.

Las integraciones de RemoteLock con soluciones de hardware y software aumentan su valor. «Dado que estamos integrados con tantas marcas de cerraduras, los administradores evitan costos de capital al adquirir nuevas propiedades. Nuestras integraciones con herramientas de programación automatizan los flujos de trabajo, ahorrando aún más tiempo».

¿Cómo deben elegir el software los administradores de propiedades?

Al seleccionar software, Mondrow aconseja a los administradores de propiedades que comiencen alineando las soluciones con sus necesidades actuales y futuras. El primer paso, explica, es centrarse en la tecnología central, como el control de acceso y un sistema de gestión de propiedades (PMS). Estas herramientas sientan las bases para una operación eficiente, asegurando que los administradores puedan automatizar tareas y gestionar sus propiedades de manera efectiva desde el principio. Cada herramienta adicional debe integrarse sin problemas con estos sistemas centrales para evitar interrupciones.

A medida que los administradores escalan, Mondrow recomienda adoptar un enfoque gradual: «Manténgase con un PMS unificado hasta que lo supere, luego adopte soluciones puntuales avanzadas donde necesite una funcionalidad más profunda». 

También advierte a los administradores que estén atentos a las señales de alerta clave al elegir software. «Asegúrese de que el perfil de cliente ideal de la empresa coincida con su tamaño», aconseja. Un PMS diseñado para pequeños administradores con 5-10 unidades no será adecuado para una operación de 200 unidades. Otra señal de alerta a evitar es el hardware propietario, que encierra a los administradores de propiedades en sistemas específicos. «Si alguna vez quiere dejar de usar ese proveedor, tendrá que volver a comprar todo», advierte Mondrow.

Al seleccionar cuidadosamente sistemas centrales que se integren bien y evitar estos escollos, los administradores de propiedades pueden construir una pila tecnológica escalable, flexible y alineada con sus objetivos de crecimiento.

¿Cómo se ve el futuro de la tecnología para alquileres vacacionales?

Mondrow predice una innovación continua, especialmente en torno a la automatización y la IA, que están a punto de transformar la comunicación con los huéspedes y la eficiencia operativa. Para los administradores, las herramientas de comunicación unificadas desempeñarán un papel clave: «Responder a las consultas de los huéspedes consume mucho tiempo. La IA automatizará la comunicación, tanto para prospectos como para huéspedes». La IA ya ha comenzado a dar pasos significativos en la simplificación de la comunicación, con sistemas que manejan consultas sobre reservas, servicios y recomendaciones locales.

Más allá de la comunicación, Mondrow prevé que la IA automatice las tareas operativas dentro de los sistemas de gestión de propiedades (PMS). Aunque todavía está en sus primeras etapas, la IA ya es capaz de automatizar flujos de trabajo rutinarios, como la generación de informes o la gestión de comandos simples. «Ahora mismo, la IA es lo suficientemente buena como para simular clics de botones que harías manualmente», explica. «No está creando nuevas respuestas; simplemente está haciendo la tarea por ti». A medida que estas capacidades se expandan, la IA desempeñará un papel central en la optimización de las operaciones, permitiendo a los administradores ahorrar tiempo y centrarse en tareas más complejas.

Cómo puede ayudar RemoteLock

Si estás listo para construir una sólida pila tecnológica para tu negocio de alquiler vacacional, empieza con RemoteLock. Automatizar el acceso de los huéspedes con un sistema fiable como RemoteLock sienta las bases para la eficiencia operativa, ahorrándote tiempo y mejorando la experiencia del huésped. Como explica Nolan Mondrow, integrar herramientas clave como el control de acceso y un sistema de gestión de propiedades (PMS) garantiza un flujo de trabajo fluido y te prepara para el crecimiento.

A partir de ahí, puedes escalar tu negocio con soluciones avanzadas —ya sea gestión de limpieza, gestión de canales o herramientas impulsadas por IA— todo ello mientras te mantienes competitivo en una industria en profesionalización. RemoteLock te ofrece la flexibilidad y las integraciones que necesitas para crear una pila tecnológica que funcione hoy y crezca con tu negocio en el futuro.

Descubre lo que RemoteLock puede hacer